چرا دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره، انتخاب هوشمند مدیران مدرن است؟

در عصر رقابت شدید کسب‌وکارها می‌توان گفت بهره‌وری، دقت و امنیت از مهم‌ترین عوامل موفقیت سازمان‌ها بشمار می‌آیند. این در حالی است که مدیریت زمان و عملکرد پرسنل از مهمترین چالش‌های پیش روی سازمان‌ها است و نیاز به استفاده از راهکارهایی دقیق و کارآمد برای مدیریت منابع انسانی بیش از پیش احساس می‌شود. سیستم‌های حضور و غیاب به عنوان ابزاری کارآمد پاسخگوی این نیاز بوده و تحولی عمیق در نحوه مدیریت زمان و حضور کارکنان ایجاد کرده است.

سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک با استفاده از فناوری پیشرفته تشخیص چهره، اثر انگشت و… روشی دقیق و سریع برای ثبت حضور و غیاب کارکنان فراهم می‌کند. در ادامه قصد بررسی دلایل اهمیت استفاده از دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره و مزایای آن در سازمان‌ها می‌پردازیم.

چالش‌های عدم استفاده از دستگاه حضور و غیاب بیومتریک

آیا تابحال به چالش‌های سازمان‌هایی که از دستگاه حضور و غیاب بیومتریک استفاده نمی‌کنند فکر کرده‌اید؟ یک شرکت متوسط با ۱۰۰ پرسنل که در حوزه خدمات فعالیت می‌کند را در نظر بگیرید. مسلما در این سازمان چالش‌های مدیریتی متعددی وجود دارد، اما یکی از بزرگ‌ترین مشکلات این سازمان در صورت عدم استفاده از سیستم کنترل تردد بیومتریک، چگونگی نظارت بر حضور و غیاب کارکنان و اطمینان از صحت اطلاعات ثبت ‌شده است. در ادامه به شبیه سازی این سازمان در صورت عدم استفاده از سیستم حضور و غیاب بیومتریک به عنوان مثال تشخیص چهره می‌پردازیم.

قبل از استفاده از دستگاه تشخیص چهره

۱. چالش‌های شروع روز کاری

• چالش ورود کارکنان:

با توجه به اینکه در این سازمان از روش احراز هویت کارت استفاده می‌شود، در برخی موارد کارکنان کارت تردد خود را فراموش کرده و در چنین مواقعی نیاز به ثبت دستی اطلاعات ورود و خروج پرسنل است. آمار نشان می‌دهد حدود ۱۵٪ از کارکنان روزانه کارت‌های خود را فراموش می‌کنند. این در حالی است که ثبت دستی اطلاعات علاوه بر وقت‌گیر بودن، احتمال بروز خطای انسانی را بالا می‌برد.

• خطاهای ثبت دستی و تقلب:

آمار نشان می‌دهد در هر سازمان ماهانه ۵٪ از اطلاعات ثبت‌شده در سیستم حضور و غیاب کارتی دارای خطا یا تقلب است. در بسیاری از موارد کارمندان با استفاده از کارت سایر همکاران ورود و خروج آن‌ها را ثبت می‌کنند تا عدم حضور، تاخیر یا تعجیل آن‌ها را پنهان کنند. این موضوع باعث نارضایتی سایر کارکنان و ایجاد بی‌اعتمادی در محیط کار شده است.

این در حالی است که در صورت استفاده از دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره، هرگز با مشکل فراموشی کارت یا خطاهای ثبت دستی تردد مواجه نخواهید شد. در سیستم‌های احراز هویت تشخیص چهره مبتنی بر هوش مصنوعی، امکان احراز هویت چند نفر به طور همزمان وجود دارد که منجر به کاهش زمان تلف شده در حین ورود یا خروج از سازمان می‌شود. همچنین سیستم‌های تشخیص چهره مجهز به الگوریتم هوش مصنوعی و نور ساخت یافته، امکان شناسایی چهره افراد حتی با ماسک و در محیط‌هایی با شدت نور کم را فراهم کرده است.

۲. چالش‌های در طول روز کاری

مدیریت زمان استراحت کارکنان:

تنها زمان ورود یا خروج کارکنان ملاک اصلی برای ساعت کاری پرسنل محسوب نمی‌شود. در طول روز کاری زمان‌های استراحت طولانی و بیش از حد مجاز نیز از عوامل کاهش عملکرد در طول روز محسوب می‌شود. آمار نشان می‌دهد میانگین تاخیر بازگشت از استراحت برای هر کارمند ۱۰ دقیقه است که در طول یک‌ماه حدود ۵ ساعت می‌شود.  در صورت عدم استفاده از یک سیستم حضور و غیاب کارآمد که امکان مشخص کردن زمان استراحت و حداقل و حداکثر مجاز تاخیر و تعجیل در آن  وجود نداشته باشد، مدیران مجبور به مدیریت این مسئله از طریق تکیه بر مشاهدات سرپرستان و شکایت سایر پرسنل هستند.

3. چالش‌های پایان ماه کاری

گزارش‌گیری زمان‌بر

با توجه به اینکه ملاک اصلی محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل تعداد ساعات کاری آن‌ها است. در صورت عدم استفاده از سیستم حضور غیاب اتوماتیک نیاز به جمع آوری داده‌های ورود و خروج ثبت شده و انجام محاسبات بر روی آن‌ها است. این مسئله زمان زیادی از تیم منابع انسانی را به خود اختصاص داده از دقت بالایی هم برخوردار نیست. امار نشان می‌دهد در صورت عدم استفاده از سیستم کنترل تردد برای ثبت و مدیریت داده‌های تردد پرسنل، تیم مدیریت منابع انسانی به طور متوسط حداقل ۲ ساعت کاری باید صرف ثبت و جمع آوری اطلاعات کنند.

 مهمترین مزایای استفاده از دستگاه تشخیص چهره

۱.       افزایش دقت و امنیت

با توجه به اینکه سیستم‌های تشخیص چهره از فناوری بیومتریک برای احراز هویت افراد استفاده می‌کنند، علاوه بر دقت بالا ریسک خطا و تقلب در آن‌ها نزدیک به صفر است. این در حالی است که در سیستم‌های احراز هویت کارتی احتمال فراموشی یا سوءاستفاده از کارت وجود دارد.

چرا امنیت مهم است؟

• کاهش تقلب در ثبت ورود و خروج.
• اطمینان از صحت داده‌های ثبت‌شده.
• حفاظت از اطلاعات کارکنان در برابر دستکاری یا خطای انسانی.

۲.       سرعت در ثبت اطلاعات و افزایش بهره‌وری

از بزرگترین مزایای دستگاه ساعت زنی تشخیص چهره سرعت بالای احراز هویت و ثبت داده‌ها است. در صورت استفاده از سیستم احراز هویت تشخیص چهره مجهز به هوش مصنوعی و نور ساخت یافته، علاوه بر شناسایی چهره در کسری از ثانیه، امکان احراز هویت چند نفر به طور همزمان یا حتی با استفاده از ماسک امکان پذیر است.

چگونه بهره‌وری افزایش می‌یابد؟

• صرفه‌جویی در زمان ورود و خروج.
• کاهش صف و ازدحام در زمان‌های پرتردد.
• امکان نظارت دقیق‌تر و لحظه‌ای برای مدیران.

۳.       یکپارچگی با سیستم‌های مدیریتی

هر سیستم حضور و غیاب، دارای نرم افزار اختصاصی برای مدیریت و آنالیز داده‌ها است. برخی از نرم افزارهای حضور غیاب امکان اتصال به نرم افزار منابع انسانی، نرم افزار جذب و استخدام ATS و حقوق و دستمزد را دارد که به عنوان نقطه قوت برای مدیریت بهینه منابع انسانی محسوب می‌شود. این ویژگی باعث می‌شود تا گزارش‌گیری و پردازش اطلاعات به‌صورت خودکار انجام شود و زمان و هزینه‌های اداری به طور چشمگیری کاهش یابد.

مزایای اتصال یکپارچه

• کاهش خطاهای انسانی در ثبت اطلاعات.
• امکان گزارش‌گیری دقیق و سریع.
• تصمیم‌گیری بهتر بر اساس داده‌های واقعی.

 ۴.       کاهش هزینه‌های عملیاتی

گاها با این مورد مواجه می‌شویم که هزینه نصب و راه اندازی سیستم حضور و غیاب بالا است و صرفه اقتصادی ندارد. این در حالی است که در بلندمدت باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمان می‌شود.

• حذف هزینه‌های کارت‌های حضور و غیاب.
• کاهش زمان صرف‌شده برای نظارت بر حضور کارکنان.
• افزایش بهره‌وری کارکنان و مدیران.

 ۵.       سازگاری با شرایط مدرن و بهداشت محیط

در دوران پساکرونا، کاهش تماس فیزیکی در محیط کار اهمیت زیادی یافته است. دستگاه‌های تشخیص چهره نیازی به لمس ندارند و از این رو، همگام با نیازهای بهداشتی و مدرن سازمان‌ها طراحی شده‌اند.

مهمترین نکات که پیش از خرید دستگاه تشخیص چهره باید بدانید 

 اگر شما هم قصد خرید دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره برای سازمان خود دارید و با توجه به تنوع بالای محصولات و برندهای مختلف، دچار سردرگمی شده‌اید نکات ارائه شده در ادامه مطلب را به خوبی مطالعه کنید.

1. دقت و سرعت شناسایی:

عوامل مختلفی در تعیین میزان دقت و سرعت تشخیص دستگاه حضور و غیاب تاثیر دارد که در ادامه به بررسی آن‌ها خواهیم پرداخت.

• نرخ تشخیص صحیح: دستگاه‌های حضور و غیاب تشخیص چهره مجهز به تکنولوژی هوش مصنوعی بالاترین نرخ صحت تشخیص را دارد. در این دستگاه‌ها امکان شناسایی چهره حتی با ماسک، کلاه و عینک فراهم شده است و در صورت تغییرات فیزیکی کم، همچنان قابلیت شناسایی افراد وجود دارد.
• تأثیر نور و زاویه:  بهتر است دستگاهی انتخاب کنید که امکان احراز هویت در شرایط نوری مختلف و با زوایای مختلف چهره را داشته باشد. به لطف تکنولوژی نور ساخت یافته و الگوریتم Deep Learning امکان شناسایی چهره در بازه‌های نوری مختلف و زوایای مختلف فراهم شده است.

2.    سرعت تشخیص:

 دستگاهی انتخاب کنید که در کمترین زمان ممکن احراز هویت را انجام دهد. در صورت استفاده از دستگاه ساعت زن چهره مجهز به دوربین‌های مادون قرمز با تکنولوژی روز دنیا، تشخیص هویت فرد در کمتر از یک ثانیه انجام می‌شود و تردد پرسنل ثبت می‌شود. این قابلیت بخصوص برای زمانی که تعداد پرسنل زیاد هستند مانع از تشکیل صف‌های طولانی هنگام ورود و خروج اپرسنل خواهد شد. هرچند توصیه کارشناسان ما برای سازمان‌هایی با تعداد پرسنل بالا، استفاده از چندین دستگاه در ورودی‌ها است.

3. ظرفیت ذخیره سازی:

 ظرفیت دستگاه از دیگر فاکتورهای مهم در حین خرید است. ظرفیت تعریف الگوی چهره و رکورد تردد اهمیت بسیاری دارد. چرا که در صورت محدود بودن ظرفیت ثبت الگو دستگاه، در صورت اضافه شدن عضو جدید به مجموعه، با مشکل مواجه خواهید شد. همچنین در صورت محدود بودن ظرفیت ذخیره رکورد تردد، نیاز به تخلیه زودهنگام دستگاه است که امکان از دست دادن اطلاعات را زیاد می‌کند.

4.  قابلیت‌ها و ویژگی‌های اضافی:

  قابلیت‌هایی همچون اکسس کنترل برای تعیین سطح دسترسی یا پشتیبانی از سایر روش‌های احراز هویت می‌تواند تجربه بهتری برای شما رقم بزند. به عنوان مثال، با استفاده از اکسس کنترل، امکان تعیین سطح دسترسی افراد به قسمت‌های مختلف سازمان را خواهید داشت.

5.  کیفیت ساخت و دوام:

توصیه کارشناسان فروش و پشتیبانی نانوتایم، خرید تجهیزات کنترل تردد از کمپانی‌های مجاز و معتبر است. چرا که نه تنها از لحاظ تضمین کیفیت و قیمت مطمئن خواهید شد، بلکه امکان بهرمندی از آموزش، گارانتی و خدمات پشتیبانی را خواهید داشت. وجود گارانتی و خدمات پس از فروش معتبر می‌تواند خیال شما را از بابت تعمیرات و پشتیبانی دستگاه راحت کند.