آموزشویندوز

آموزش رمزگذاری روی فایل اکسل با 3 روش + تصویری

آموزش رمزگذاری روی فایل اکسل با ۳ روش با نحوه محافظت از برگه‌ای خاص در برابر ویرایش را در این مطلب از دیجیاتک برای شما همراهان همیشگی این رسانه آنلاین قرار داده ایم. با ما همراه باشید.

آموزش رمزگذاری روی فایل اکسل با 3 روش
آموزش رمزگذاری روی فایل اکسل با ۳ روش

گاهی اوقات خروجی یک فایل اکسل می تواند نتیجه سال ها تحقیق و آزمایش و نتیجه گیری های مختلف باشد که امکان سوء استفاده از آن برای دیگران رخ بدهد و در نهایت زحمات چندین ماهه ما در مدت زمان کوتاهی از بین برود.

از این رو مجموعه مایکروسافت قابلیتی را برای فایل اکسل درنظر گرفته اند که شما می توانید فایل اکسل خود را خیلی سریع و در کمترین زمان ممکن قفل گذاری کنید تا دست افراد دیگر به آن نرسد.

اما شاید این سوال برای شما پیش بیاید که آیا قفل گذاری فایل اکسل امنیت دارد؟ آیا هر شخصی می تواند آنرا باز کند؟

پاسخی که برای این سوال وجود دارد، به ۲ بخش تقسیم می شود.

بخش اول مربوط به پسوردی است که شما وارد می کنید.

یعنی اینکه تا می توانید پسوردی شامل ده ها حرف، عدد و کارکتر (&-%-^ و..) باشد تا امکان بازگشایی قفل اکسل را به کمترین درصد ممکن برسانید تا هر هکری توانایی هک کردن آنرا حتی برای یک درصد هم نداشته باشد.

بخش دوم نیز به امنیت اکسل مربوط می شود که همانند سایر برنامه هایی که در سیستم عامل ویندوز وجود دارند، دارای امنیت می باشد و هر شخصی نمی تواند هر چیزی که هدف گرفته است، دسترسی پیدا کند و این در حالی است که برخی از هکرها هستند که می توانند دسترسی پیدا کنند.

بنابراین توصیه ای که ما برای شما داریم این است که حتما از پسوردای تلفیقی همانند بخش اول استفاده کنید تا مدت زمان هک پسورد را به بیشترین زمان ممکن برسانید.

طول رمز

تعداد کاراکترهای رمز برای فایل اکسل هیچ محدودیتی ندارد.

بنابراین اگر هر رمزی وارد کنید، هشداری نشان نمی دهد.

اما معمولا رمز باید حداقل ۶ کاراکتر باشد، در حالت ایده آل سعی کنید حدود ۱۰ کاراکتر تعیین کنید.

هرچقدر طولانی تر شود، شکستن آن دشوارتر خواهد بود. البته به خاطر سپردن آن نیز برای شما سخت خواهد شد.

پیچیدگی رمز

وقتی می گوییم پیچیدگی یعنی اینکه رمز نباید فقط شامل حروف باشد.

باید ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک، اعداد و چند کاراکتر خاص در آن قرار دهید.

هرچه رمز عبور پیچیده تر باشد، حدس زدن یا شکستن آن سخت تر خواهد بود.

اشتراک رمز

اینکه با چه کسی رمز فایل خود را به اشتراک بگذارید بسته به شرایط شما، متفاوت خواهد بود.

با این حال، در بیشتر موارد نباید آن را به اشتراک بگذارید (حداکثر با یک نفر). دادن رمز به افراد بیشتر، فایل را در معرض خطر قرار می دهد.

افزودن رمز به فایل های اکسل سخت نیست. در این مقاله، چند روش برای رمزگذاری، تغییر و حذف آن معرفی می کنیم.

آموزش رمزگذاری روی فایل اکسل با 3 روش
آموزش رمزگذاری روی فایل اکسل با ۳ روش

روش های رمز گذاشتن برای فایل اکسل

روش ۱: رمزگذاری workbook با تنظیم رمز

روش ۲: تنظیم رمز با گزینه General Option

روش ۳: تنظیم رمز برای worksheet

روش ۱: رمزگذاری workbook با تنظیم رمز

این یک روش ساده برای تعیین رمز روی فایل اکسل است که همه workbook یا کتاب کار اکسل را رمزگذاری می کند و هر کسی بخواهد فایل را باز کند باید رمز وارد کند.

مراحل:

۱- فایل اکسل را باز کنید.

۲- روی گزینه File در گوشه بالا- سمت چپ کلیک کنید.

رمزگذاری workbook با تنظیم رمز
رمزگذاری workbook با تنظیم رمز

۳- روی گزینه Protect Workbook در پنجره Info کلیک و Encrypt with Password را انتخاب کنید.

پنجره Info با رمزگذاری روی فایل اکسل
پنجره Info با رمزگذاری روی فایل اکسل

۴- رمز موردنظرتان وارد کرده سپس OK کنید.

رمزگذاری روی فایل اکسل
رمزگذاری روی فایل اکسل

۵- رمز را دوباره وارد کنید و روی OK کلیک کنید.

رمزگذاری روی فایل اکسل
رمزگذاری روی فایل اکسل

۶- روی گزینه Save کلیک کنید. رمز workbook تنظیم شد.

رمز workbook
رمز workbook

اگر می خواهید رمز عبور خود را در Workbook تغییر دهید:

  • فایل اکسل را باز کنید و روی File کلیک کنید،
  • بین گزینه های Protect Workbook، گزینه Encrypt with Password را انتخاب کنید،
  • رمز قدیمی را پاک کرده و رمز جدید را وارد کنید، روی OK کلیک کنید،
  • رمز جدید را دوباره وارد کنید، OK کنید.
  • در نهایت Save را بزنید. حالا رمز فایل تغییر کرده است.

اگر می خواهید رمز فایل را حذف کنید:

  • فایل اکسل را باز کنید، روی File کلیک کنید،
  • بین گزینه های Protect Workbook، گزینه Encrypt with Password را انتخاب کنید،
  • رمز عبور را حذف کرده و OK کنید.
  • Save کنید.

روش ۲: تنظیم رمز با گزینه General Option

می توانید برای هر دو حالت باز کردن (Open) و تغییر (Modify) فایل، رمز قرار دهید و از فایلتان محافظت کنید.

هنگامی باز کردن این نوع فایل یک رمز ورود و برای دسترسی به نوشتن نیز یک رمز درخواست می کند.

اگر می خواهید فایل را بخوانید، بدون اینکه در آن بنویسید یا تغییری ایجاد کنید، نیازی به وارد کردن رمز برای نوشتن نیست و کافیست روی Read Only کلیک کنید.

در وضعیت Read Only، اگر فایل را تغییر دهید، نمی توانید آن را به طور مستقیم ذخیره کنید اما به عنوان یک فایل دیگر می توانید آن را ذخیره کنید.

مراحل:

۱- فایل اکسل را باز کنید.

۲- روی File در گوشه بالا- سمت چپ کلیک کنید.

تنظیم رمز با گزینه General Option
تنظیم رمز با گزینه General Option

۳- روی گزینه Save As کلیک کنید.

تنظیم رمز با گزینه General Option
تنظیم رمز با گزینه General Option

۴- Document را انتخاب کنید.

Document در رمزگذاری روی فایل اکسل
Document در رمزگذاری روی فایل اکسل

۵- روی Tools کلیک کنید تا گزینه General Options باز شود.

گزینه General Options
گزینه General Options

۶- در جعبه متن password to open برای باز کردن فایل و password to modify برای دسترسی به نوشتن در فایل، یک رمز تعیین کنید و OK را بزنید.

رمزگذاری روی فایل اکسل
رمزگذاری روی فایل اکسل

۷- دوباره رمزها را وارد کنید و روی OK کلیک کنید.

رمزگذاری روی فایل اکسل
رمزگذاری روی فایل اکسل

۸- روی Save کلیک کنید. رمزها تنظیم شد.

رمزگذاری روی فایل اکسل
رمزگذاری روی فایل اکسل

اگر می خواهید رمز ورود فایل را تغییر دهید:

  • فایل را باز کنید،
  • روی گزینه File در گوشه بالا- سمت چپ کلیک کنید،
  • روی Save As کلیک کنید،
  • Document را انتحاب کنید،
  • در پنجره Save As روی Tools کلیک کنید تا گزینه General Options باز شود،
  • رمز قدیمی را حذف کرده و رمز جدید را وارد کنید،
  • رمز جدید را دوباره وارد کنید،
  • روی Save کلیک کنید. در نهایت رمز ورود و رمز نوشتن در فایل تغییر می کند.

اگر می خواهید رمز فایل را حذف کنید:

  • وارد پنجره General Options شوید،
  • رمز را حذف کرده و جعبه متن را خالی بگذارید.
  • Save را کلیک کنید. در نتیجه رمزهای فایل حذف خواهند شد.

روش ۳: تنظیم رمز برای worksheet

تنظیم رمز برای کاربرگ یا worksheet از تغییرات ناخواسته جلوگیری می کند. این نوع فایل اکسل برای خواندن باز می شود اما برای تغییر محتوا باید رمز وارد کنید.

مراحل:

۱- فایل اکسل را باز کنید.

۲- روی تب Review کلیک کنید.

تب Review
تب Review

۳- روی Protect Sheet کلیک کنید.

گزینه Protect Sheet در رمزگذاری روی فایل اکسل
گزینه Protect Sheet در رمزگذاری روی فایل اکسل

۴- رمز را وارد کنید. دوباره رمز را وارد کرده و روی OK کلیک کنید.

رمزگذاری روی فایل اکسل
رمزگذاری روی فایل اکسل

۵- روی Save کلیک کنید.

رمزگذاری روی فایل اکسل
رمزگذاری روی فایل اکسل

برای باز کردن رمز worksheet روی Unprotect Sheet کلیک کنید سپس رمز را وارد کرده و روی OK کلیک کنید. در نتیجه قفل worksheet باز می شود.

یک روش ساده دیگر برای محافظت از worksheet بدون تنظیم رمز وجود دارد:

  • روی تب Review کلیک کنید،
  • Protect Sheet را انتخاب کنید،
  • وقتی پنجره رمز ظاهر شد، جعبه متن رمز را خالی بگذارید و OK کنید.
  • سپس روی Save کلیک کنید.

بدین ترتیب می توانید از worksheet برای جلوگیری از تغییرات ناخواسته محافظت کنید. با کلیک روی Unprotect Sheet بدون وارد کردن رمز نیز می توانید قفل صفحه را به راحتی باز کنید.

فراهم آوردن دسترسی فقط مطالعه یا (Read-Only)

تنظیم رمزگذاری اولیه بسیار ساده است، اما اکسل برای محافظت از فایل شما کمی انعطاف‌پذیری نیز ارائه می‌دهد.

به عنوان مثال، شاید بخواهید اجازه دهید کسی دیگر سند را باز کند، اما اگر آن شخص بخواهد مشغول به ویرایش شود، به پسورد نیاز دارد. اجرای این نوع عملکرد بسیار آسان است.

اگر مایلید به بازدیدکنندگان صفحه‌گسترده خود اجازه دسترسی Read-Only بدهید، مراحل زیر را دنبال کنید:

۱. اکسل را باز کنید و به ترتیب روی قسمت‌های File سپس Save As و سپس More Options بزنید.

فراهم آوردن دسترسی فقط مطالعه یا (Read-Only)
فراهم آوردن دسترسی فقط مطالعه یا (Read-Only)

۲. اکنون روی بخش Tools کلیک کرده و از درون منوی کشویی گزینه General Options را برگزینید.

گزینه General Options
گزینه General Options

۳. در این قسمت متوجه می‌شوید که دو بخش مختلف وجود دارد.  «پسوردی برای باز کردن» (Password to open) و «پسوردی برای اصلاح کردن» (Password to modify).

اگر می‌خواهید امتیازات ویرایش را بدون ایجاد محدودیت برای دسترسی به خود سند محدود کنید، می‌توانید مورد دوم را خالی بگذارید.

وقتی کارتان تمام شد، به سادگی روی گزینه OK بزنید.

گزینه General Options
گزینه General Options

دفعه بعدی که سند را باز می‌کنید، همان‌طور که در بالا می‌بینید باید یک اعلان پسورد اندک متفاوت دریافت کنید.

نحوه محافظت از برگه‌ای خاص در برابر ویرایش

اگر سند شما بیش از یک برگه است، ممکن است بخواهید امتیازات ویرایش را نه به تمام صفحات، بلکه به یک یا چند برگ محدود کنید.

برای ایمن‌سازی کاربرگی خاص در اکسل مراحل پایین را دنبال کنید:

۱. برنامه اکسل را باز کرده و سند مد نظر خود را برگزینید

۲. به زبانه Review بروید و روی بخش Protect Sheet کلیک کنید.

نحوه محافظت از برگه‌ای خاص در برابر ویرایش
نحوه محافظت از برگه‌ای خاص در برابر ویرایش

۳. در این‌جا، می‌توانید پسورد مورد نظر خود را برای برگه فعلی وارد کنید.

نحوه محافظت از برگه‌ای خاص در برابر ویرایش
نحوه محافظت از برگه‌ای خاص در برابر ویرایش

۴. پس از وارد کردن پسورد، روی گزینه OK بزنید.

۵. اکنون برگه اکسل شما با استفاده از پسورد محافظت می‌شود. با کلیک راست روی برگه و انتخاب گزینه Unprotect Sheet می‌توانید به راحتی پسورد را از کاربرگ حذف کنید.

مهم‌تر از هر چیزی، مطمئناً متوجه خواهید شد که یک سری تیک باکس نیز وجود دارد که به همه کاربران امکان دسترسی به عملکردهای خاصی را می‌دهد.

اگر می‌خواهید به آن‌ها توانایی مرتب‌سازی ستون‌ها را بدهید، اما به عنوان مثال قادر به ایجاد هیچ تغییر پایداری نباشند، این مورد می‌تواند کاربردی ظاهر شود.

گردآوری: دیجیاتک

میانگین امتیازات ۵ از ۵
از مجموع ۳ رای

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا